¿Recuerdas cuando toda la gestión documental se basaba completamente en papel? Una gestión pesada, engorrosa, laboriosa y, a menudo, imprecisa. Sin duda, gracias a los procesos de digitalización, las empresas han avanzado a pasos agigantados en el análisis y archivo de documentos, logrando gestionar la creciente cantidad de datos que proporcionan las nuevas tecnologías.
Sin embargo, la cantidad de datos refinados y relevantes que necesita una empresa sigue creciendo. Al mismo tiempo, la gestión documental debe evolucionar con una automatización cada vez más fluida y la implementación de algoritmos de análisis y aprendizaje automático.
En particular, la llegada de la IA ha revolucionado la forma en que las organizaciones gestionan la información, y la integración de esta tecnología abre la puerta a nuevos escenarios en la gestión documental, ofreciendo numerosas ventajas.
Las 8 características principales de un sistema de gestión documental basado en IA
Los efectos de la inteligencia artificial se han extendido a prácticamente todas las áreas del trabajo comercial. La gestión documental es una de las áreas donde la IA puede tener un impacto más significativo, mejorando significativamente muchas funciones empresariales. Gracias a algoritmos como el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), que pueden comprender el contexto de las solicitudes, los sistemas basados en IA pueden mejorar las funcionalidades de los sistemas de gestión documental.
1. Clasificación y etiquetado rápido de datos
La inteligencia artificial puede automatizar la recopilación y el procesamiento de datos. El software de gestión documental basado en IA puede clasificar los documentos según su estructura y contenido, automatizando tareas como la clasificación, la extracción y la indexación para crear una estructura organizada.
2. Búsqueda y recuperación de datos optimizadas
Las búsquedas ya no se basan únicamente en palabras clave. Los sistemas de IA comprenden la intención del usuario y ofrecen rápidamente resultados relevantes. Esto, por ejemplo, facilita la identificación de cláusulas legales o comerciales y mejora la legibilidad de los documentos.
3. Control de versiones y limpieza de documentos
Los sistemas inteligentes permiten un seguimiento sencillo de cada cambio, incluso si se producen con frecuencia, y restauran rápidamente el historial de versiones anteriores. Además, pueden sugerir la eliminación de documentos irrelevantes.
4. Flujos de trabajo optimizados
La IA puede optimizar los flujos de trabajo y aplicar procesos de revisión y aprobación consistentes, evitando cuellos de botella y aumentando la eficiencia organizacional.
5. Extracción e integración de datos simplificadas
Algunas investigaciones han destacado que los datos no estructurados representan aproximadamente el 80 % del volumen total de datos digitales generados. Representan el principal obstáculo para aprovechar al máximo el potencial de los datos disponibles. La IA facilita la extracción e integración de estos datos gracias a su capacidad para leer y reconocer las relaciones entre los distintos campos de los documentos.
6. Resultados sin errores
Los algoritmos de inteligencia artificial y aprendizaje automático están diseñados para realizar tareas con precisión. El uso de IA en la gestión documental automatiza en gran medida tareas como la extracción, clasificación e integración de datos, lo que reduce la probabilidad de errores humanos.
7. Gestión de datos basada en algoritmos
Al utilizar inteligencia artificial, los sistemas de gestión de datos automatizan diversos procesos, como la extracción, la clasificación y la organización. Los algoritmos de aprendizaje automático son especialmente útiles para analizar patrones de datos.
8. Toma de decisiones basada en datos
La capacidad de tomar decisiones mediante el análisis de grandes cantidades de datos se ha vuelto necesaria para mejorar los procesos empresariales. El papel activo de la IA en la gestión documental contribuye significativamente a mejorar la capacidad de toma de decisiones de una organización. La IA y el aprendizaje automático permiten a las empresas analizar grandes cantidades de datos, recopilar información útil y tomar decisiones basadas en ella.
Hora de publicación: 03-jun-2019