Vous souvenez-vous de l'époque où la gestion documentaire était entièrement basée sur le papier ? Une gestion lourde, fastidieuse, laborieuse et souvent imprécise. Grâce à la numérisation, les entreprises ont sans aucun doute réalisé des progrès considérables dans l'analyse et l'archivage des documents, parvenant ainsi à gérer le volume croissant de données généré par les nouvelles technologies.
Cependant, le volume de données pertinentes et de qualité dont une entreprise a besoin ne cesse de croître. Parallèlement, la gestion documentaire doit évoluer grâce à une automatisation toujours plus fluide et à la mise en œuvre d'algorithmes d'analyse et d'apprentissage automatique.
L’avènement de l’IA a notamment révolutionné la manière dont les organisations gèrent l’information, et l’intégration de cette technologie ouvre la voie à de nouveaux scénarios en matière de gestion documentaire, offrant de nombreux avantages.
Les 8 principales caractéristiques d'un système de gestion de documents basé sur l'IA
Les effets de l'intelligence artificielle se sont étendus à pratiquement tous les secteurs d'activité commerciale. La gestion documentaire est l'un des domaines où l'IA peut avoir un impact significatif, en améliorant considérablement de nombreuses fonctions de l'entreprise. Grâce à des algorithmes comme le traitement automatique du langage naturel (TALN), capable de comprendre le contexte des requêtes, les systèmes basés sur l'IA peuvent enrichir les fonctionnalités des systèmes de gestion documentaire.
1. Classification et étiquetage rapides des données
L'intelligence artificielle peut automatiser la collecte et le traitement des données. Les logiciels de gestion documentaire basés sur l'IA peuvent classer les documents selon leur structure et leur contenu, automatisant ainsi des tâches telles que la classification, l'extraction et l'indexation afin de créer une structure organisée.
2. Recherche et récupération de données optimisées
Les recherches ne reposent plus uniquement sur des mots-clés. Les systèmes d'IA comprennent l'intention de l'utilisateur et fournissent rapidement des résultats pertinents. Cela facilite, par exemple, l'identification des clauses juridiques ou commerciales et améliore la lisibilité des documents.
3. Contrôle des versions et nettoyage des documents
Les systèmes intelligents permettent de suivre facilement chaque modification, même fréquente, et de restaurer rapidement l'historique des versions précédentes. De plus, ils peuvent suggérer la suppression des documents inutiles.
4. Flux de travail rationalisés
L'IA peut optimiser les flux de travail et appliquer des processus de révision et d'approbation cohérents, évitant ainsi les goulots d'étranglement et augmentant l'efficacité organisationnelle.
5. Extraction et intégration simplifiées des données
Des études ont montré que les données non structurées représentent environ 80 % du volume total des données numériques générées. Elles constituent le principal obstacle à l'exploitation optimale du potentiel des données disponibles. L'IA facilite l'extraction et l'intégration de ces données grâce à sa capacité à lire et à reconnaître les relations entre les différents champs des documents.
6. Résultats sans erreurs
L'intelligence artificielle et les algorithmes d'apprentissage automatique sont conçus pour exécuter des tâches avec précision. Dans la gestion documentaire, l'IA automatise en grande partie des tâches telles que l'extraction, la classification et l'intégration des données, réduisant ainsi les risques d'erreurs humaines.
7. Gestion des données basée sur des algorithmes
Grâce à l'intelligence artificielle, les systèmes de gestion de données automatisent divers processus tels que l'extraction, la classification et l'organisation. Les algorithmes d'apprentissage automatique sont particulièrement utiles pour analyser les tendances des données.
8. Prise de décision fondée sur les données
L'analyse de données massives est devenue essentielle à l'amélioration des processus métier. Le rôle actif de l'IA dans la gestion documentaire contribue significativement à renforcer les capacités décisionnelles des organisations. L'IA et l'apprentissage automatique permettent aux entreprises d'étudier d'importants volumes de données, d'en extraire des informations pertinentes et de prendre des décisions éclairées.
Date de publication : 3 juin 2019