すべての文書管理が完全に紙ベースだった時代を覚えていますか？それは、煩雑で、面倒で、労力を要し、しばしば不正確な管理でした。デジタル化プロセスのおかげで、企業は文書の分析とアーカイブにおいて飛躍的な進歩を遂げ、新技術によってもたらされるデータ量の増大に対応できるようになったことは間違いありません。
しかし、企業が必要とする精緻で関連性の高いデータの量は増加し続けています。同時に、ドキュメント管理は、よりシームレスな自動化、分析および機械学習アルゴリズムの実装によって進化していく必要があります。
特に、AI の登場により、組織の情報管理方法は大きく変化し、このテクノロジーを統合することで、ドキュメント管理における新たなシナリオが実現し、多くの利点がもたらされます。
AIベースの文書管理システムの8つの主な機能
人工知能（AI）の影響は、商業業務のほぼあらゆる分野に及んでいます。文書管理は、AIが最も大きな効果を発揮できる分野の一つであり、多くの業務機能を大幅に改善します。自然言語処理（NLP）などのアルゴリズムは、リクエストの文脈を理解できるため、AIベースのシステムは文書管理システムの機能を強化することができます。
1. 迅速なデータ分類とラベル付け
人工知能はデータの収集と処理を自動化できます。AIを搭載したドキュメント管理ソフトウェアは、ドキュメントの構造と内容に基づいて分類し、分類、抽出、インデックス作成などのタスクを自動化して、整理された構造を作成します。
2. 最適化されたデータ検索と取得
検索はもはやキーワードだけに基づくものではありません。AIシステムはユーザーの意図を理解し、関連する結果を迅速に提供します。これにより、例えば、法的条項や商業条項の識別が容易になり、文書の読みやすさが向上します。
3. バージョン管理とドキュメントのクリーンアップ
インテリジェントなシステムにより、頻繁に発生する変更であっても、あらゆる変更を簡単に追跡し、以前のバージョンの履歴を迅速に復元できます。さらに、無関係なドキュメントの削除を提案することもできます。
4. 合理化されたワークフロー
AI はワークフローを最適化し、一貫したレビューおよび承認プロセスを適用することで、ボトルネックを回避し、組織の効率性を高めることができます。
5. 簡素化されたデータ抽出と統合
ある調査によると、生成されるデジタルデータ全体の約80%が非構造化データであることが指摘されています。これは、利用可能なデータの潜在能力を最大限に活用する上での大きな障害となっています。AIは、文書の様々なフィールド間の関係性を読み取り、認識する能力により、これらのデータの抽出と統合を容易にします。
6. エラーのない結果
人工知能と機械学習アルゴリズムは、タスクを正確に実行するために設計されています。文書管理におけるAIの活用により、データの抽出、分類、統合といったタスクが大幅に自動化され、人為的ミスの可能性が低減されます。
7. アルゴリズムベースのデータ管理
人工知能を活用することで、データ管理システムは抽出、分類、整理といった様々なプロセスを自動化します。機械学習アルゴリズムは、特にデータパターンの分析に役立ちます。
8. データに基づく意思決定
膨大なデータを分析して意思決定を行う能力は、ビジネスプロセスの改善に不可欠となっています。文書管理におけるAIの積極的な活用は、組織の意思決定能力の向上に大きく貢献します。AIと機械学習により、企業は膨大な量のデータを学習し、有用な情報を収集し、それに基づいて意思決定を行うことができます。
投稿日時: 2019年6月3日