Ingatkah anda ketika semua pengurusan dokumen berasaskan kertas sepenuhnya? Pengurusan yang berat, rumit, menyusahkan, dan selalunya tidak tepat. Tidak dinafikan bahawa hasil daripada proses pendigitalan, syarikat-syarikat telah mencapai kemajuan yang besar dalam analisis dan pengarkiban dokumen, berjaya menangani jumlah data yang semakin meningkat yang boleh disediakan oleh teknologi baharu.
Walau bagaimanapun, jumlah data yang diperhalusi dan relevan yang diperlukan oleh sesebuah syarikat terus meningkat. Pada masa yang sama, pengurusan dokumen mesti berkembang dengan automasi yang semakin lancar dan pelaksanaan algoritma analisis dan pembelajaran mesin.
Khususnya, kemunculan AI telah merevolusikan cara organisasi mengurus maklumat, dan penyepaduan teknologi ini membuka pintu kepada senario baharu dalam pengurusan dokumen, yang menawarkan pelbagai kelebihan.
8 ciri utama sistem pengurusan dokumen berasaskan AI
Kesan kecerdasan buatan telah meluas ke hampir semua bidang kerja komersial. Pengurusan dokumen merupakan salah satu bidang di mana AI boleh memberi impak yang paling ketara, sekali gus meningkatkan banyak fungsi perniagaan dengan ketara. Hasil daripada algoritma seperti Pemprosesan Bahasa Semula Jadi (NLP), yang dapat memahami konteks permintaan, sistem berasaskan AI dapat meningkatkan fungsi sistem pengurusan dokumen.
1. Pengelasan dan pelabelan data pantas
Kecerdasan buatan boleh mengautomasikan pengumpulan dan pemprosesan data. Perisian pengurusan dokumen berkuasa AI boleh mengklasifikasikan dokumen berdasarkan struktur dan kandungannya, mengautomasikan tugas seperti pengelasan, pengekstrakan dan pengindeksan untuk mewujudkan struktur yang teratur.
2. Pencarian dan pengambilan data yang dioptimumkan
Carian tidak lagi berdasarkan kata kunci semata-mata. Sistem AI memahami niat pengguna dan memberikan hasil yang relevan dengan cepat. Ini, sebagai contoh, memudahkan pengenalpastian klausa perundangan atau komersial dan meningkatkan kebolehbacaan dokumen.
3. Kawalan versi dan pembersihan dokumen
Sistem pintar membolehkan penjejakan setiap perubahan dengan mudah, walaupun ia berlaku dengan kerap, dan dengan cepat memulihkan sejarah versi sebelumnya. Tambahan pula, ia boleh mencadangkan penyingkiran dokumen yang tidak berkaitan.
4. Aliran kerja yang diperkemas
AI boleh mengoptimumkan aliran kerja dan menggunakan proses semakan dan kelulusan yang konsisten, mengelakkan kesesakan dan meningkatkan kecekapan organisasi.
5. Pengekstrakan dan penyepaduan data yang dipermudahkan
Beberapa kajian telah menekankan bahawa data tidak berstruktur menyumbang kira-kira 80% daripada jumlah semua data digital yang dijana. Ia mewakili halangan utama untuk memanfaatkan sepenuhnya potensi data yang tersedia. AI memudahkan pengekstrakan dan penyepaduan data ini kerana keupayaannya untuk membaca dan mengenali hubungan antara pelbagai bidang dokumen.
6. Keputusan tanpa ralat
Kecerdasan buatan dan algoritma pembelajaran mesin direka bentuk untuk melaksanakan tugas dengan tepat. Penggunaan AI dalam pengurusan dokumen sebahagian besarnya mengautomasikan tugas seperti pengekstrakan, pengelasan dan penyepaduan data, sekali gus mengurangkan kemungkinan ralat manusia.
7. Pengurusan data berasaskan algoritma
Apabila dikuasakan oleh kecerdasan buatan, sistem pengurusan data mengautomasikan pelbagai proses seperti pengekstrakan, pengelasan dan organisasi. Algoritma pembelajaran mesin amat berguna dalam menganalisis corak data.
8. Pembuatan Keputusan Berasaskan Data
Keupayaan untuk membuat keputusan dengan menganalisis sejumlah besar data telah menjadi perlu untuk menambah baik proses perniagaan. Peranan aktif AI dalam pengurusan dokumen menyumbang dengan ketara kepada peningkatan keupayaan membuat keputusan sesebuah organisasi. AI dan Pembelajaran Mesin membolehkan syarikat mengkaji sejumlah besar data, mengumpulkan maklumat berguna dan membuat keputusan berdasarkannya.
Masa siaran: 03-Jun-2019