Herinnert u zich nog de tijd dat documentbeheer volledig op papier gebaseerd was? Een zwaar, omslachtig, arbeidsintensief en vaak onnauwkeurig beheer. Dankzij digitaliseringsprocessen hebben bedrijven ongetwijfeld enorme vooruitgang geboekt in de analyse en archivering van documenten en kunnen ze de steeds toenemende hoeveelheid data die nieuwe technologieën bieden, beter verwerken.
De hoeveelheid verfijnde en relevante data die een bedrijf nodig heeft, blijft echter groeien. Tegelijkertijd moet documentbeheer evolueren met steeds naadlozer automatisering en de implementatie van analyse- en machine learning-algoritmen.
Met name de opkomst van AI heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop organisaties informatie beheren, en de integratie van deze technologie opent de deur naar nieuwe scenario's in documentbeheer, met talrijke voordelen.
De 8 belangrijkste kenmerken van een op AI gebaseerd documentbeheersysteem
De effecten van kunstmatige intelligentie strekken zich uit tot vrijwel alle gebieden van het bedrijfsleven. Documentbeheer is een van de gebieden waar AI de grootste impact kan hebben en veel bedrijfsfuncties aanzienlijk kan verbeteren. Dankzij algoritmen zoals Natural Language Processing (NLP), die de context van verzoeken kunnen begrijpen, kunnen AI-gebaseerde systemen de functionaliteit van documentbeheersystemen versterken.
1. Snelle gegevensclassificatie en -labeling
Kunstmatige intelligentie kan het verzamelen en verwerken van gegevens automatiseren. Door AI aangedreven documentbeheersoftware kan documenten classificeren op basis van hun structuur en inhoud, waardoor taken zoals classificatie, extractie en indexering worden geautomatiseerd om een georganiseerde structuur te creëren.
2. Geoptimaliseerd zoeken en ophalen van gegevens
Zoekopdrachten zijn niet langer uitsluitend gebaseerd op trefwoorden. AI-systemen begrijpen de intentie van de gebruiker en leveren snel relevante resultaten. Dit vergemakkelijkt bijvoorbeeld het identificeren van juridische of commerciële bepalingen en verbetert de leesbaarheid van documenten.
3. Versiebeheer en het opschonen van documenten
Intelligente systemen maken het mogelijk om elke wijziging eenvoudig bij te houden, zelfs als deze frequent voorkomt, en de geschiedenis van eerdere versies snel te herstellen. Bovendien kunnen ze suggesties doen voor het verwijderen van irrelevante documenten.
4. Gestroomlijnde werkprocessen
AI kan workflows optimaliseren en consistente beoordelings- en goedkeuringsprocessen toepassen, waardoor knelpunten worden vermeden en de efficiëntie van de organisatie wordt verhoogd.
5. Vereenvoudigde data-extractie en -integratie
Uit onderzoek is gebleken dat ongestructureerde data ongeveer 80% van alle gegenereerde digitale data uitmaakt. Dit vormt de grootste belemmering voor het volledig benutten van het potentieel van de beschikbare data. Kunstmatige intelligentie (AI) maakt het mogelijk om deze data te extraheren en te integreren dankzij haar vermogen om de verbanden tussen de verschillende velden in documenten te lezen en te herkennen.
6. Resultaten zonder fouten
Algoritmen voor kunstmatige intelligentie en machinaal leren zijn ontworpen om taken met precisie uit te voeren. Het gebruik van AI in documentbeheer automatiseert taken zoals data-extractie, -classificatie en -integratie grotendeels, waardoor de kans op menselijke fouten wordt verkleind.
7. Algoritmegebaseerd gegevensbeheer
Wanneer ze worden aangedreven door kunstmatige intelligentie, automatiseren datamanagementsystemen diverse processen zoals extractie, classificatie en organisatie. Machine learning-algoritmen zijn met name nuttig voor het analyseren van datapatronen.
8. Datagestuurde besluitvorming
Het vermogen om beslissingen te nemen door grote hoeveelheden data te analyseren is essentieel geworden voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. De actieve rol van AI in documentbeheer draagt aanzienlijk bij aan het verbeteren van de besluitvormingscapaciteiten van een organisatie. AI en machine learning stellen bedrijven in staat om enorme hoeveelheden data te bestuderen, nuttige informatie te verzamelen en op basis daarvan beslissingen te nemen.
Geplaatst op: 3 juni 2019