Помните времена, когда вся документооборота осуществлялась исключительно на бумаге? Это был громоздкий, неудобный, трудоемкий и зачастую неточный процесс. Несомненно, благодаря цифровизации компании добились огромных успехов в анализе и архивировании документов, успешно справляясь с постоянно растущим объемом данных, предоставляемым новыми технологиями.
Однако объем необходимых компании точных и релевантных данных постоянно растет. В то же время, управление документами должно развиваться, обеспечивая все более плавную автоматизацию и внедрение алгоритмов анализа и машинного обучения.
В частности, появление ИИ произвело революцию в том, как организации управляют информацией, а интеграция этой технологии открывает двери для новых сценариев в управлении документами, предлагая множество преимуществ.
8 основных функций системы управления документами на основе искусственного интеллекта.
Влияние искусственного интеллекта распространилось практически на все сферы коммерческой деятельности. Управление документами — одна из областей, где ИИ может оказать наиболее значительное воздействие, существенно улучшив многие бизнес-функции. Благодаря таким алгоритмам, как обработка естественного языка (NLP), способным понимать контекст запросов, системы на основе ИИ могут расширить функциональность систем управления документами.
1. Быстрая классификация и маркировка данных.
Искусственный интеллект может автоматизировать сбор и обработку данных. Программное обеспечение для управления документами на основе ИИ может классифицировать документы на основе их структуры и содержания, автоматизируя такие задачи, как классификация, извлечение и индексирование, для создания упорядоченной структуры.
2. Оптимизированный поиск и извлечение данных
Поиск больше не ограничивается только ключевыми словами. Системы искусственного интеллекта понимают намерения пользователя и быстро предоставляют релевантные результаты. Это, например, облегчает идентификацию юридических или коммерческих положений и улучшает читаемость документов.
3. Контроль версий и очистка документов
Интеллектуальные системы позволяют легко отслеживать каждое изменение, даже если оно происходит часто, и быстро восстанавливать историю предыдущих версий. Кроме того, они могут предлагать удаление неактуальных документов.
4. Оптимизация рабочих процессов
Искусственный интеллект может оптимизировать рабочие процессы и применять согласованные процедуры проверки и утверждения, избегая узких мест и повышая эффективность организации.
5. Упрощенное извлечение и интеграция данных.
Некоторые исследования показали, что на неструктурированные данные приходится около 80% всего объема генерируемых цифровых данных. Это представляет собой главное препятствие для полного использования потенциала имеющихся данных. Искусственный интеллект облегчает извлечение и интеграцию этих данных благодаря своей способности считывать и распознавать взаимосвязи между различными полями документов.
6. Результаты без ошибок.
Алгоритмы искусственного интеллекта и машинного обучения предназначены для выполнения задач с высокой точностью. Использование ИИ в управлении документами в значительной степени автоматизирует такие задачи, как извлечение, классификация и интеграция данных, снижая вероятность человеческих ошибок.
7. Управление данными на основе алгоритмов
Системы управления данными, использующие искусственный интеллект, автоматизируют различные процессы, такие как извлечение, классификация и организация данных. Алгоритмы машинного обучения особенно полезны для анализа закономерностей в данных.
8. Принятие решений на основе данных
Способность принимать решения на основе анализа больших объемов данных стала необходимой для улучшения бизнес-процессов. Активная роль ИИ в управлении документами вносит значительный вклад в повышение эффективности принятия решений в организации. ИИ и машинное обучение позволяют компаниям изучать огромные массивы данных, собирать полезную информацию и принимать на ее основе решения.
Дата публикации: 03.06.2019