ஆவண மேலாண்மை முழுவதும் காகித அடிப்படையிலானதாக இருந்த காலம் உங்களுக்கு நினைவிருக்கிறதா? இது ஒரு கனமான, சிக்கலான, உழைப்பு மிகுந்த மற்றும் பெரும்பாலும் துல்லியமற்ற மேலாண்மை. டிஜிட்டல் மயமாக்கல் செயல்முறைகளுக்கு நன்றி, நிறுவனங்கள் ஆவணங்களின் பகுப்பாய்வு மற்றும் காப்பகத்தில் மிகப்பெரிய முன்னேற்றங்களை அடைந்துள்ளன என்பதில் சந்தேகமில்லை, புதிய தொழில்நுட்பங்கள் வழங்கக்கூடிய தரவுகளின் அதிகரித்து வரும் அளவை சமாளிக்க முடிந்தது.
இருப்பினும், ஒரு நிறுவனத்திற்குத் தேவையான சுத்திகரிக்கப்பட்ட மற்றும் பொருத்தமான தரவுகளின் அளவு தொடர்ந்து வளர்ந்து வருகிறது. அதே நேரத்தில், ஆவண மேலாண்மை பெருகிய முறையில் தடையற்ற ஆட்டோமேஷன் மற்றும் பகுப்பாய்வு மற்றும் இயந்திர கற்றல் வழிமுறைகளை செயல்படுத்துவதன் மூலம் உருவாக வேண்டும்.
குறிப்பாக, AI இன் வருகை நிறுவனங்கள் தகவல்களை நிர்வகிக்கும் விதத்தில் புரட்சியை ஏற்படுத்தியுள்ளது, மேலும் இந்த தொழில்நுட்பத்தை ஒருங்கிணைப்பது ஆவண நிர்வாகத்தில் புதிய சூழ்நிலைகளுக்கு கதவைத் திறந்து, ஏராளமான நன்மைகளை வழங்குகிறது.
AI- அடிப்படையிலான ஆவண மேலாண்மை அமைப்பின் 8 முக்கிய அம்சங்கள்
செயற்கை நுண்ணறிவின் விளைவுகள் வணிகப் பணிகளின் அனைத்துப் பகுதிகளுக்கும் நடைமுறையில் விரிவடைந்துள்ளன. ஆவண மேலாண்மை என்பது AI மிகவும் குறிப்பிடத்தக்க தாக்கத்தை ஏற்படுத்தக்கூடிய பகுதிகளில் ஒன்றாகும், இது பல வணிக செயல்பாடுகளை கணிசமாக மேம்படுத்துகிறது. கோரிக்கைகளின் சூழலைப் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய இயற்கை மொழி செயலாக்கம் (NLP) போன்ற வழிமுறைகளுக்கு நன்றி, AI அடிப்படையிலான அமைப்புகள் ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளின் செயல்பாடுகளை மேம்படுத்த முடியும்.
1. விரைவான தரவு வகைப்பாடு மற்றும் லேபிளிங்
செயற்கை நுண்ணறிவு தரவு சேகரிப்பு மற்றும் செயலாக்கத்தை தானியக்கமாக்க முடியும். AI- இயங்கும் ஆவண மேலாண்மை மென்பொருள் ஆவணங்களை அவற்றின் அமைப்பு மற்றும் உள்ளடக்கத்தின் அடிப்படையில் வகைப்படுத்தலாம், வகைப்படுத்தல், பிரித்தெடுத்தல் மற்றும் அட்டவணைப்படுத்தல் போன்ற பணிகளை தானியக்கமாக்கி ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கட்டமைப்பை உருவாக்க முடியும்.
2. உகந்த தரவு தேடல் மற்றும் மீட்டெடுப்பு
தேடல்கள் இனி முக்கிய வார்த்தைகளை மட்டுமே அடிப்படையாகக் கொண்டவை அல்ல. AI அமைப்புகள் பயனரின் நோக்கத்தைப் புரிந்துகொண்டு விரைவாக பொருத்தமான முடிவுகளை வழங்குகின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, இது சட்ட அல்லது வணிக உட்பிரிவுகளை அடையாளம் காண உதவுகிறது மற்றும் ஆவணங்களின் வாசிப்புத்திறனை மேம்படுத்துகிறது.
3. பதிப்பு கட்டுப்பாடு மற்றும் ஆவண சுத்தம்
நுண்ணறிவு அமைப்புகள் ஒவ்வொரு மாற்றத்தையும் எளிதாகக் கண்காணிக்க அனுமதிக்கின்றன, அவை அடிக்கடி நிகழ்ந்தாலும் கூட, மேலும் முந்தைய பதிப்புகளின் வரலாற்றை விரைவாக மீட்டெடுக்கின்றன. மேலும், பொருத்தமற்ற ஆவணங்களை அகற்றவும் அவர்கள் பரிந்துரைக்கலாம்.
4. நெறிப்படுத்தப்பட்ட பணிப்பாய்வுகள்
AI பணிப்பாய்வுகளை மேம்படுத்தலாம் மற்றும் நிலையான மதிப்பாய்வு மற்றும் ஒப்புதல் செயல்முறைகளைப் பயன்படுத்தலாம், இடையூறுகளைத் தவிர்க்கலாம் மற்றும் நிறுவன செயல்திறனை அதிகரிக்கலாம்.
5. எளிமைப்படுத்தப்பட்ட தரவு பிரித்தெடுத்தல் மற்றும் ஒருங்கிணைப்பு
உருவாக்கப்பட்ட அனைத்து டிஜிட்டல் தரவுகளின் அளவிலும் சுமார் 80% கட்டமைக்கப்படாத தரவுகளே உள்ளன என்பதை சில ஆராய்ச்சிகள் எடுத்துக்காட்டுகின்றன. கிடைக்கக்கூடிய தரவின் திறனை முழுமையாகப் பயன்படுத்துவதற்கு இது முக்கிய தடையாக உள்ளது. ஆவணங்களின் பல்வேறு துறைகளுக்கு இடையிலான உறவுகளைப் படித்து அங்கீகரிக்கும் திறனுக்கு நன்றி, AI இந்தத் தரவைப் பிரித்தெடுப்பதையும் ஒருங்கிணைப்பதையும் எளிதாக்குகிறது.
6. பிழைகள் இல்லாத முடிவுகள்
செயற்கை நுண்ணறிவு மற்றும் இயந்திர கற்றல் வழிமுறைகள் பணிகளை துல்லியமாகச் செய்ய வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன. ஆவண நிர்வாகத்தில் AI இன் பயன்பாடு பெரும்பாலும் தரவு பிரித்தெடுத்தல், வகைப்பாடு மற்றும் ஒருங்கிணைப்பு போன்ற பணிகளை தானியங்குபடுத்துகிறது, இதனால் மனித பிழைகள் ஏற்படும் வாய்ப்புகளைக் குறைக்கிறது.
7. அல்காரிதம் அடிப்படையிலான தரவு மேலாண்மை
செயற்கை நுண்ணறிவால் இயக்கப்படும் போது, தரவு மேலாண்மை அமைப்புகள் பிரித்தெடுத்தல், வகைப்பாடு மற்றும் அமைப்பு போன்ற பல்வேறு செயல்முறைகளை தானியக்கமாக்குகின்றன. தரவு வடிவங்களை பகுப்பாய்வு செய்வதில் இயந்திர கற்றல் வழிமுறைகள் குறிப்பாக பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
8. தரவு சார்ந்த முடிவெடுத்தல்
வணிக செயல்முறைகளை மேம்படுத்துவதற்கு, அதிக அளவிலான தரவை பகுப்பாய்வு செய்வதன் மூலம் முடிவுகளை எடுக்கும் திறன் அவசியமாகிவிட்டது. ஆவண நிர்வாகத்தில் AI இன் செயலில் உள்ள பங்கு, ஒரு நிறுவனத்தின் முடிவெடுக்கும் திறன்களை மேம்படுத்துவதில் குறிப்பிடத்தக்க பங்களிப்பை அளிக்கிறது. AI மற்றும் இயந்திர கற்றல் நிறுவனங்கள் அதிக அளவிலான தரவைப் படிக்கவும், பயனுள்ள தகவல்களைச் சேகரிக்கவும், அதன் அடிப்படையில் முடிவுகளை எடுக்கவும் அனுமதிக்கின்றன.
இடுகை நேரம்: ஜூன்-03-2019