Bạn còn nhớ thời mà việc quản lý tài liệu hoàn toàn dựa trên giấy tờ không? Một quá trình quản lý nặng nề, cồng kềnh, tốn nhiều công sức và thường không chính xác. Không thể phủ nhận rằng nhờ các quy trình số hóa, các công ty đã có những bước tiến vượt bậc trong việc phân tích và lưu trữ tài liệu, quản lý hiệu quả lượng dữ liệu ngày càng tăng mà các công nghệ mới mang lại.
Tuy nhiên, lượng dữ liệu tinh chỉnh và phù hợp mà một công ty cần ngày càng tăng. Đồng thời, quản lý tài liệu phải phát triển cùng với sự tự động hóa ngày càng liền mạch và việc triển khai các thuật toán phân tích và học máy.
Đặc biệt, sự xuất hiện của trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa cách các tổ chức quản lý thông tin, và việc tích hợp công nghệ này mở ra những kịch bản mới trong quản lý tài liệu, mang lại nhiều lợi thế.
8 tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu dựa trên trí tuệ nhân tạo
Tác động của trí tuệ nhân tạo đã lan rộng đến hầu hết mọi lĩnh vực hoạt động thương mại. Quản lý tài liệu là một trong những lĩnh vực mà AI có thể tạo ra ảnh hưởng đáng kể nhất, cải thiện đáng kể nhiều chức năng kinh doanh. Nhờ các thuật toán như Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), có khả năng hiểu ngữ cảnh của các yêu cầu, các hệ thống dựa trên AI có thể nâng cao chức năng của các hệ thống quản lý tài liệu.
1. Phân loại và dán nhãn dữ liệu nhanh chóng
Trí tuệ nhân tạo có thể tự động hóa việc thu thập và xử lý dữ liệu. Phần mềm quản lý tài liệu dựa trên AI có thể phân loại tài liệu dựa trên cấu trúc và nội dung của chúng, tự động hóa các tác vụ như phân loại, trích xuất và lập chỉ mục để tạo ra một cấu trúc có tổ chức.
2. Tối ưu hóa tìm kiếm và truy xuất dữ liệu
Việc tìm kiếm không còn chỉ dựa vào từ khóa. Hệ thống AI hiểu ý định của người dùng và nhanh chóng cung cấp kết quả phù hợp. Ví dụ, điều này giúp dễ dàng xác định các điều khoản pháp lý hoặc thương mại và cải thiện khả năng đọc hiểu tài liệu.
3. Quản lý phiên bản và dọn dẹp tài liệu
Các hệ thống thông minh cho phép dễ dàng theo dõi mọi thay đổi, ngay cả khi chúng xảy ra thường xuyên, và nhanh chóng khôi phục lịch sử các phiên bản trước đó. Hơn nữa, chúng có thể đề xuất xóa các tài liệu không liên quan.
4. Quy trình làm việc được tối ưu hóa
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và áp dụng các quy trình xem xét và phê duyệt nhất quán, tránh tắc nghẽn và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức.
5. Đơn giản hóa việc trích xuất và tích hợp dữ liệu.
Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng dữ liệu phi cấu trúc chiếm khoảng 80% tổng lượng dữ liệu kỹ thuật số được tạo ra. Đây là trở ngại chính để khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu hiện có. Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ việc trích xuất và tích hợp các dữ liệu này nhờ khả năng đọc và nhận biết mối quan hệ giữa các trường dữ liệu khác nhau trong tài liệu.
6. Kết quả không có lỗi
Trí tuệ nhân tạo và các thuật toán học máy được thiết kế để thực hiện các tác vụ với độ chính xác cao. Việc sử dụng AI trong quản lý tài liệu tự động hóa phần lớn các tác vụ như trích xuất dữ liệu, phân loại và tích hợp, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi do con người.
7. Quản lý dữ liệu dựa trên thuật toán
Khi được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, các hệ thống quản lý dữ liệu tự động hóa nhiều quy trình khác nhau như trích xuất, phân loại và sắp xếp. Các thuật toán học máy đặc biệt hữu ích trong việc phân tích các mẫu dữ liệu.
8. Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Khả năng đưa ra quyết định bằng cách phân tích lượng lớn dữ liệu đã trở nên cần thiết để cải thiện các quy trình kinh doanh. Vai trò tích cực của trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý tài liệu góp phần đáng kể vào việc nâng cao khả năng ra quyết định của tổ chức. AI và máy học (Machine Learning) cho phép các công ty nghiên cứu lượng dữ liệu khổng lồ, thu thập thông tin hữu ích và đưa ra quyết định dựa trên đó.
Thời gian đăng bài: 03/06/2019